E-Rechnung 2025, XRechnung und ZUGFeRD im Shop

Am 1.1.2025 ist in Deutschland eine Pflicht in Kraft getreten, die viele Shopify-Shop-Betreiber unterschätzt haben oder noch unterschätzen. Seit diesem Stichtag muss jedes inländische Unternehmen elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format empfangen können; wer im B2B verkauft, muss sie je nach Unternehmensgröße ab 2027 beziehungsweise 2028 auch ausstellen. Eine PDF, die bisher als Rechnung galt, ist im B2B nicht mehr automatisch ausreichend.

Die meisten Erstgespräche, die wir Mitte 2026 zu diesem Thema führen, beginnen mit derselben Aussage: “Wir machen doch eh PDF-Rechnungen, das müsste reichen”. Das stimmt für reine B2C-Shops noch immer. Im B2B gilt seit anderthalb Jahren ein neues Regelwerk, dessen Konsequenzen schrittweise verbindlich werden und das praktisch jedes Shopify-Setup mit B2B-Anteil betrifft.

Was die E-Rechnungspflicht seit 1.1.2025 bedeutet

Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland, gestützt auf eine EU-Ermächtigung, die strukturierte elektronische Rechnung im B2B verpflichtend eingeführt. Seit 1.1.2025 ist eine “elektronische Rechnung” im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht, oder in einem zwischen den Parteien vereinbarten strukturierten Format, aus dem sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-kompatibles Format extrahieren lassen (z.B. EDI).

Konkret heißt das: eine PDF-Rechnung ist seit Januar 2025 keine “elektronische Rechnung” mehr im Rechtssinne, sondern nur noch eine “sonstige Rechnung”. Im B2B-Verkehr zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland braucht eine solche PDF die Zustimmung des Empfängers; er darf sie ablehnen. Solange für den Aussteller die Übergangsregel nach § 27 Absatz 38 Nummer 1 oder 2 UStG greift (2025 und 2026 für alle, 2027 bis 800.000 € Vorjahresumsatz), kann dieser dann aber auf eine Papierrechnung ausweichen. Auf einer E-Rechnung bestehen kann der Empfänger umsatzsteuerlich erst, wenn keine Übergangsregel mehr greift und keine der weiter unten genannten Ausnahmen vorliegt.

Die andere Seite: ab definierten Stichtagen wird das Ausstellen einer konformen E-Rechnung im B2B verpflichtend, gestaffelt nach Unternehmensgröße. Wer das Ausstellen verpasst, riskiert nicht nur Mahnungen seitens der Empfänger, sondern auch umsatzsteuerliche Probleme beim Vorsteuerabzug des Empfängers.

XRechnung vs ZUGFeRD vs PDF, der Unterschied in einem Satz

Die Diskussion wirkt komplex, ist sie aber nicht. Drei Formate, drei Anwendungsfälle:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne menschenlesbaren Anteil. Standard im öffentlichen Sektor, Pflicht für Lieferanten des Bundes seit dem 27.11.2020 (E-Rechnungsverordnung); auf Landes- und Kommunal-Ebene je nach Bundesland unterschiedlich geregelt. Spezifikation gepflegt von der KoSIT, dokumentiert auf xeinkauf.de.
• ZUGFeRD ab Version 2.x ist eine hybride Datei: ein PDF/A-3, in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Menschen sehen die PDF, Maschinen lesen das XML. Standard im B2B, gepflegt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland.
• Reine PDF ist seit 1.1.2025 im B2B eine “sonstige Rechnung”. Im B2C nach wie vor unverändert akzeptiert.

Beide konformen Formate, XRechnung und ZUGFeRD ab Profil “EN 16931” oder höher, erfüllen die EN-16931-Anforderung. Im B2B überwiegt ZUGFeRD, weil es das menschenlesbare PDF beibehält und damit gewohnte Prozesse weniger stört. Im Verkehr mit dem öffentlichen Sektor bleibt XRechnung Standard.

Wer ist betroffen, ab wann genau

Die Empfangs-Pflicht gilt seit 1.1.2025 für alle inländischen Unternehmer im B2B-Verkehr, ohne Übergangsfrist, und ist damit seit anderthalb Jahren geltendes Recht. Die Ausstellungs-Pflicht ist dagegen gestaffelt und liegt noch vor uns:

In der Übergangsphase bis Ende 2026 dürfen Sie im B2B statt einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung ausstellen oder, wenn der Empfänger zustimmt, eine sonstige elektronische Rechnung wie ein PDF (§ 27 Absatz 38 UStG). 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz; Rechnungen im EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers für alle bis Ende 2027 zulässig. Ab 1.1.2028 entfallen die Übergangsregeln.

Dauerhaft ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV); gerade die 250-€-Grenze fängt in vielen Shops einen erheblichen Teil der B2B-Kleinbestellungen ab. Die Empfangspflicht bleibt davon unberührt.

B2C bleibt beim Ausstellen außen vor. Wer ausschließlich an Verbraucher verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen; Rechnungen inländischer Lieferanten muss er aber wie jedes Unternehmen als E-Rechnung empfangen können, und dafür genügt nach den BMF-FAQ zur E-Rechnung ein E-Mail-Postfach. Mischbetriebe mit B2B-Anteil müssen für die B2B-Bestellungen die Pflicht erfüllen, B2C-Bestellungen können weiterhin als PDF abgerechnet werden.

Achtung bei der Definition “B2B”: entscheidend ist, ob der Empfänger ein inländischer Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne ist. Die häufige Annahme, “B2B = Rechnung an eine Firma”, ist juristisch zu eng. Auch eine Rechnung an einen Selbstständigen oder Kleinunternehmer fällt unter B2B, sofern dieser als Unternehmer auftritt.

Was Shopify nativ kann und was nicht

Hier wird es operativ. Shopify generiert nativ eine ordentliche, optisch saubere PDF-Rechnung über die Order-Detail-Seite oder die “Order Printer”-App. Diese PDF ist, Stand Mitte 2026, nicht EN-16931-konform und nicht ZUGFeRD-konform. Sie ist eine “sonstige Rechnung” im Sinne des UStG.

Die zweite Spalte ist der pragmatische Weg für Shops, die ohne externe Buchhaltung arbeiten. Die dritte Spalte ist der saubere Weg für Shops, die ohnehin eine Buchhaltungs-Software einsetzen, und passt sich dort am besten in bestehende GoBD-Workflows ein.

Was Shopify in keinem Setup übernimmt: die rechtliche Bewertung, ob eine Bestellung B2B oder B2C ist, ob also überhaupt eine E-Rechnungs-Pflicht für diese spezifische Bestellung besteht. Das ist eine Konfigurations-Frage Ihres Checkouts und Ihrer Kundengruppen.

Drei Wege zur konformen E-Rechnung im Shopify-Setup

Welcher Weg passt, hängt von drei Faktoren ab: Anteil B2B-Bestellungen am Volumen, Vorhandensein einer externen Buchhaltung, Bereitschaft zu monatlicher App-Lizenz.

Weg 1: Shopify-App mit ZUGFeRD-Output. DACH-Apps bieten direkt ZUGFeRD-Profile, die je nach Bestellung als sonstige PDF (B2C) oder als ZUGFeRD-PDF (B2B) ausgegeben werden. Lizenzkosten typischerweise im niedrigen bis mittleren zweistelligen Eurobereich pro Monat, je nach Bestell-Volumen. Vorteil: schnell aufzusetzen, ohne externe Systeme. Nachteil: zusätzliche App in der Stack, GoBD-Aufbewahrung muss separat sichergestellt werden.

Weg 2: Externe Buchhaltung als Rechnungs-Quelle. Shopify übergibt Bestelldaten an eine Buchhaltungs-Software wie sevdesk, Lexware Office oder eine vergleichbare Lösung. Die Buchhaltungs-Software erzeugt die ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Rechnung, archiviert sie GoBD-konform und sendet sie an den Kunden. Lizenzkosten der Buchhaltung kommen dazu, sind aber meist ohnehin vorhanden. Vorteil: ein durchgängiger Workflow, saubere Archivierung, keine doppelte Datenführung. Nachteil: Abhängigkeit vom Konnektor, der oft eine eigene Mittelschicht (Make, Zapier, n8n) braucht.

Weg 3: ERP-getriebene Rechnungs-Erstellung. Bei größeren Setups mit angebundenem ERP (Business Central, JTL, Xentral, SAP Business One) wird die Rechnung im ERP gegen die Shopify-Bestellung erzeugt, dort in ZUGFeRD oder XRechnung gewandelt und an den Kunden geschickt. Standard bei Mittelständlern ab nennenswertem B2B-Anteil. Lizenzkosten variieren stark, sind bei vorhandenem ERP-Setup meist über das ERP abgedeckt.

In unseren Erstgesprächen empfehlen wir Weg 1 für Shops mit überwiegendem B2C und kleinem B2B-Anteil, Weg 2 für reine D2C-Marken, die ohnehin eine Buchhaltungs-Software einsetzen, Weg 3 für Mittelständler mit ERP. Wir halten uns an dieses Schema, weil die Wechselkosten zwischen den Wegen hoch sind und die Wahl in den ersten Wochen das Setup für Jahre prägt.

Empfangs-Pflicht seit 1.1.2025 und die Ablage danach

Während die Diskussion in Shop-Kreisen oft um das künftige Ausstellen kreist, ist die Empfangs-Pflicht der Teil, der bereits seit Januar 2025 verbindlich ist. Erfüllen lässt sie sich meist schon mit dem vorhandenen E-Mail-Postfach; übersehen wird eher die Frage, wo das strukturierte Original danach abgelegt wird.

Konkret heißt empfangen-können: Sie müssen eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei entgegennehmen können, etwa über ein E-Mail-Postfach oder ein Lieferanten-Portal; nach den BMF-FAQ genügt dafür bereits ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Lesbarmachen, Aufbewahren und Verbuchen sind eigene Schritte außerhalb der Empfangspflicht. Mit dem Postfach allein ist deshalb weder die GoBD-konforme Archivierung des strukturierten Originals geklärt noch ein Nutzen aus den Daten gezogen. Wer weiterhin händisch PDF-Rechnungen aus E-Mails in einen Ordner zieht und dort liegen lässt, empfängt zwar formal konform, verliert aber die strukturierten Daten und riskiert Lücken bei der Aufbewahrung.

Lieferanten, die seit 2025 ZUGFeRD ausstellen, dürfen davon ausgehen, dass Sie das Format empfangen können. Wenn Sie eine ZUGFeRD-Datei nur als PDF lesen und das XML ignorieren, verlieren Sie die strukturierten Daten, die für GoBD und für die spätere Vorsteuer-Prüfung relevant sind.

In der Praxis lösen das fast alle Buchhaltungs-Lösungen mit, die wir oben in Weg 2 genannt haben. Wer keine externe Buchhaltung einsetzt, sondern Rechnungen in einem Belegportal sammelt, ist über das Belegportal abgedeckt, sofern es ZUGFeRD nativ verarbeitet (die großen Anbieter verarbeiten ZUGFeRD inzwischen nativ). Wer Rechnungen ausschließlich in einem klassischen E-Mail-Postfach archiviert, hat die Empfangspflicht zwar formal erfüllt, aber weder die GoBD-konforme Aufbewahrung des strukturierten Originalformats sichergestellt noch die Daten für die eigene Buchhaltung nutzbar gemacht.

GoBD und Aufbewahrung der E-Rechnung

Rechnungen sind unveränderbar und jederzeit lesbar machbar aufzubewahren; die Frist beträgt seit 1.1.2025 acht Jahre (verkürzt von zehn Jahren durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, § 14b Abs. 1 UStG). Die GoBD regeln, wie die elektronische Aufbewahrung auszusehen hat. Bei E-Rechnungen kommt eine Besonderheit dazu: aufbewahrt werden muss mindestens der strukturierte XML-Teil unversehrt im Original, bei ZUGFeRD praktischerweise die ganze Hybrid-Datei (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), bei XRechnung die XML-Datei. Eine reine PDF-Konvertierung ohne das strukturierte XML genügt nicht.

In der Praxis bedeutet das, Ihre Archivierungs-Lösung, ob Buchhaltungs-Beleghub, DATEV-Postfach oder ein eigenes ECM, muss ZUGFeRD und XRechnung als Originalformate akzeptieren und nicht in andere Formate “vereinfachen”. Standard bei den großen Anbietern, aber Punkt, den wir bei Erstgesprächen immer prüfen lassen.

Wer ZUGFeRD-Output über eine Shopify-App generiert, sollte zusätzlich klären, ob die App selbst die Rechnung archiviert oder nur ausstellt. Wenn nur ausstellt, braucht es einen zweiten Schritt zur Archivierung, manuell oder per Konnektor in die Buchhaltung.

Was Sie diese Woche tun sollten

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge, mit grobem Aufwand:

1. B2B-Anteil quantifizieren. Schauen Sie in die Shopify-Analytics: wie hoch ist Ihr B2B-Anteil am Bestell-Volumen? Wenn unter 5 %, ist die Lage entspannt; die Ausstellungs-Frist hängt ohnehin am Gesamt-Vorjahresumsatz (ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028), nicht am B2B-Anteil. Wenn über 20 %, ist Handlung im laufenden Halbjahr sinnvoll. (15 Minuten)
2. Empfangs-Workflow prüfen. Wo landen Eingangs-Rechnungen heute? Wenn in einem klassischen E-Mail-Postfach, ist die Empfangspflicht erfüllt. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob die Ablage des strukturierten Originals Ihren GoBD-Anforderungen genügt; umsatzsteuerlich ist es laut BMF-FAQ allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Absatz 1 UStG, solange der strukturierte Teil unversehrt im Original vorliegt. Ein Belegportal oder eine Buchhaltungs-Lösung, die ZUGFeRD nativ verarbeitet, lohnt sich vor allem, wenn Sie die Daten weiterverarbeiten wollen. (kurzer Blick, bei Bedarf Termin mit der Steuerberatung)
3. Ausgangs-Rechnungen klären. Welcher der drei Wege passt zu Ihrem Setup? App, externe Buchhaltung, ERP? Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung über deren bevorzugten Workflow, das spart Wechsel später. (Termin mit Steuerberatung)
4. Test mit echtem Beleg. Bevor Sie Ihr Pflichtdatum erreichen, generieren Sie eine ZUGFeRD-Rechnung über Ihren gewählten Weg, schicken sie an einen B2B-Test-Empfänger, lassen Sie sie maschinell verarbeiten. Erst dann wissen Sie, ob das Setup wirklich funktioniert. (1-2 Stunden plus Empfänger-Feedback)

Wer alle vier Schritte sauber abgehakt hat, ist für die kommenden Stichtage operativ aufgestellt und muss erst zur nächsten Stufe, 2027 oder 2028, wieder hinschauen.

Machbar, aber nicht nebenbei

E-Rechnung im B2B ist seit dem 1. Januar 2025 geltendes Umsatzsteuerrecht, mit gestaffelter Verbindlichkeit. Wer rein B2C verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen, eingehende aber empfangen können. Den Empfangs-Teil, der bereits gilt, sollte jedes Unternehmen kurz prüfen; meist erfüllt ihn das vorhandene E-Mail-Postfach schon. Wer B2B-Anteile hat, setzt zusätzlich den Ausgangs-Teil rechtzeitig vor 2027 beziehungsweise 2028 sauber auf, abhängig von der Umsatz-Schwelle.

“ZUGFeRD ist nur ein Format-Wechsel” unterschätzt, dass die ganze Kette dranhängt: Erstellung, Versand, Empfang, Aufbewahrung, GoBD-Konformität, Steuer-Reporting. Am günstigsten fahren Setups, die das einmal sauber aufsetzen, statt es zu flickschustern und in der nächsten Betriebsprüfung teurere Diskussionen zu riskieren als die ursprüngliche Setup-Investition.

Wenn Sie unsicher sind, wo Sie stehen, gibt es zwei Wege: einen schnellen Stand-Check über unseren kostenlosen Compliance-Check, bei dem zwei technische Punkte sofort automatisch geprüft werden und der Rest, einschließlich der E-Rechnungs-Frage, innerhalb von 48 Stunden von Hand, oder ein Erstgespräch zum Setup-Korridor über /kontakt. Die operative Begleitung läuft über das Modul Compliance-Care, inklusive Format-Konfiguration, Buchhaltungs-Anbindung und monatlichem Re-Check. Wie wir die Widerrufsbutton-Pflicht als vergleichbare Stichtags-Compliance einordnen, lesen Sie im Artikel zur Widerrufsbutton-Pflicht.